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Wie Herausforderungen im Personalbereich den New Work Ansatz fördern

Die aktuelle Extremsituation stellt uns alle vor neue Herausforderungen. Sowohl im privaten als auch im beruflichen Kontext. Tanja Loehmann, Director Insight Planning bei OMD, spricht mit Nicole Rowold, Director People & Culture der Omnicom Media Group, darüber, welchen Einfluss Covid-19 auf ihreArbeit im HR-Bereich hat. Es wird auch diskutiert, was wir daraus lernen und mit in die Zukunft nehmen können, mit in die „neue Normalität“. Dazu gehört auch das Thema New Work, das vor allem durch die Digitalisierung erwirkte, viel besprochene „neue Arbeiten“. Entwickelt sich gerade ein new „new work“?

Let's Make Lemonade: HR-Interview

Abbildung: Nicole Rowold, Director People und Culture / Omnicom Media Group (links) wurde interviewt von Tanja Loehmann, Director Insight Planning/ OMD (rechts).

Tanja: Wie waren die inzwischen schon fünf Wochen Homeoffice für Dich? Hast Du Dich gut eingerichtet?

Nicole: Anfangs mussten wir uns im Team erst einmal in der neuen Situation einfinden, geeignete Austauschformate und -frequenzen definieren. Nach ein paar Tagen hat sich die Zusammenarbeit allerdings schnell eingespielt. Microsoft Teams hat uns dabei als Tool sehr geholfen und der sozialen Distanz sind wir mit Video-Calls, die nun zum Alltag gehören, entgegengetreten.

Tanja: Und hast Du das Gefühl, Deine Aufgaben auch von zu Hause gut bearbeiten zu können?

Nicole: Da ich vor einigen Jahren als selbständige Beraterin häufig im Homeoffice gearbeitet habe und auch bei der Omnicom Media Group (OMG) regelmäßige Homeoffice-Tage in Anspruch nehme, hatte ich hier keine Schwierigkeiten, mich einzufinden. Natürlich fehlen der Teamaustausch und das persönliche Gespräch. Ich freue mich, wenn dies in Teilen wieder möglich sein wird.

Tanja: Bekommst Du bzw. das gesamte HR-Team Rückmeldungen aus dem Unternehmen, wie die radikale Umstellung auf das Arbeiten im Homeoffice funktioniert?

Nicole: Technisch funktioniert die Arbeit aus dem Homeoffice sehr gut. Infrastruktur und Tools wurden flächendeckend bereitgestellt und die Belegschaft hat flexibel auf die Umstellung reagiert – auch wenn nicht jede/r über einen ergonomisch passenden Schreibtisch und Stuhl verfügt.

Tanja: Werden an Euch auch Bedenken herangetragen? Und wenn ja, wie antwortet die Organisation darauf?

Nicole: Eine der größten Fragen ist sicherlich, wie lange die Homeoffice-Situation noch anhält – und damit einhergehend die jeweiligen persönlichen Herausforderungen: Neben „Social Distancing“ und einer verstärkten Vereinsamung bei Alleinstehenden bzw. Mitarbeitenden, die alleine wohnen, werden Familien mit Kindern vor die große Herausforderung gestellt, Arbeit und Familienleben unter einen Hut zu bekommen.

Diese Bedenken versuchen wir mit unserer „SharePoint“-Seite (a. d. R. das Intranet der OMG) zum Thema „virtuelle Zusammenarbeit“ zu beantworten. Hier greifen wir Herausforderungen, wie Führen auf Distanz und Motivation im virtuellen Team auf, und liefern kostenlosen Input zu den Themen. Darüber hinaus bieten wir Beratung in Krisenzeiten über unseren Kooperationspartner „pme Familienservice“ sowie Tipps und Inhalte zur Beschäftigung von Kindern zu Hause.

Die meisten KollegInnen bewegen sich momentan außerdem tendenziell zu wenig. Denn sowohl der Weg zur Arbeit fällt weg als auch der Gang ins Sportstudio ist nicht möglich. Hier versuchen wir mit virtuellen Initiativen neue Angebote zu schaffen: So z. B. mit unserer „bewegten Mittagspause“ sowie Links zum Thema Bewegung und Gesundheit im Intranet. Auch eine wöchentliche Yoga-Stunde als weiteres Angebot, das der Münchener Standort von OMD organisiert, wird sehr gut angenommen.

Tanja: Bei all den Bedenken und Herausforderungen – siehst Du in der ruckartigen Umstellung auf Homeoffice auch eine Chance?

Nicole: Auf jeden Fall! Zum einen die Einstellung zum Thema Homeoffice. Wir proklamieren schon seit einigen Jahren die Option, bis zu zwei Tage pro Woche im Homeoffice zu arbeiten. Bislang wurde dies nur von wenigen Bereichen regelmäßig umgesetzt, wir gehen davon aus, dass vor der Krise ca. 20 % der Mitarbeiter mehr oder weniger regelmäßig im Homeoffice gearbeitet haben. Dadurch, dass aktuell fast alle Mitarbeiter von zu Hause arbeiten, zeigt sich, dass Ängste hinsichtlich einer Reduktion der Arbeitseffizienz unbegründet sind. Im Gegenteil!

Gleichzeitig gewinnt der Begriff der Vertrauensarbeitszeit einen völlig neuen Wert. Arbeitszeiten müssen sich aktuell vielfach mit der Familienzeit vereinbaren lassen: So wird das gemeinsame Mittagessen ermöglicht und im Gegenzug werden Randzeiten stärker genutzt. Ich hoffe, dass wir auch nach der Krise an dieser skandinavischen, modernen und flexiblen Arbeitsweise festhalten werden.

Wir stellen zudem einen starken Zusammenhalt aller Agenturen und über Bereichsgrenzen hinweg fest. Es ist toll zu sehen, wie solidarisch unser Miteinander aktuell gelebt wird und wie sehr wir alle an einem Strang ziehen! Es zeigt sich, dass alle für ein Ziel arbeiten, nämlich, dass die Organisation auch in Zukunft Bestand hat und erfolgreich ist. Diese Zielorientierung und gegenseitige Unterstützung bleiben uns hoffentlich weiterhin erhalten.

Tanja: Das spricht für ein großes Maß an Flexibilität der Mitarbeiter – kannst Du dies aus Deiner HR-Perspektive bestätigen?

Nicole: Ja, die aktuelle Situation hat gezeigt, dass wir als Unternehmen in Gänze fähig sind, agil und flexibel auf die momentanen Herausforderungen zu reagieren und – neben der Sicherung unseres Kerngeschäfts – auch Chancen für neue Geschäftsmodelle identifizieren. Diese Fähigkeit sollten wir beibehalten und auf unseren individuellen Arbeitsalltag übertragen.

Die aktuelle Situation und die Beschäftigung mit neuen Themen erfordert verstärkt die Zusammenarbeit in interdisziplinären Projektteams. Es entstehen neue Aufgabenbereiche, welche die Chancen bieten, das eigene Potenzial über die bestehende Rolle und bekannten Einsatzbereiche hinaus einzusetzen.

Ermöglicht wird diese Art der Zusammenarbeit im virtuellen Kontext durch Microsoft Teams. Wir profitieren in dieser Situation davon, dass wir global schon seit einigen Monaten auf dieser Plattform arbeiten – somit konnten die angebotenen Möglichkeiten wie Video-Calls schnell in den Homeoffice Alltag integriert werden. In den ersten Tagen der Homeoffice-Zeit habe ich die Nutzung der Kamera selbst noch etwas verhalten erlebt. Mittlerweile ist es bei mir fast ein Automatismus, sie einzuschalten. Neben der Vermeidung von Fehlinterpretationen durch die zusätzliche Deutung von Mimik, fördert ein Kamerabild zudem die soziale Nähe. Wir bekommen einen kleinen Einblick, wie unser Kollege zu Hause eingerichtet ist, begrüßen die kleinen Kinder unserer Kollegin und sehen die Lieblings-Jogginghosen des gesamten Teams. Diese Menschlichkeit in der Zusammenarbeit trägt aus meiner Sicht dazu bei, dass wir diese Zeit der Isolation gemeinsam bewältigen können. Wir sollten dieses hohe Gut auch nach der Krise beibehalten.

Tanja: Menschlichkeit ist ein gutes Stichwort: Als Arbeitgeber hat die OMG eine Verantwortung gegenüber ihren Mitarbeitenden. Ich selbst bin sehr positiv überrascht, wie stark ich diese aktuell auch wahrnehme. Welche Aspekte stehen hier aus Deiner Sicht aktuell im Vordergrund? Und prägen somit das Handeln der OMG?

Nicole: Ich empfinde die Krisenkommunikation des Managements wie sie sein sollte: zielgerichtet, transparent und authentisch. Ein Beispiel ist die offene Kommunikation und Erläuterung der Maßnahmen, die auch wir als Unternehmen umsetzen müssen, um das übergeordnete Ziel, die Sicherung der Arbeitsplätze, zu wahren. Und zwar direkt von unserer Geschäftsführung an alle Mitarbeitenden.

Tanja: Wie hat die OMG vor der Krise „New Work“ verstanden und für sich interpretiert?

Nicole: Wir haben unsere Möglichkeiten bereits 2016 in unserem „OMG-Cares-Richtlinien“ festgehalten. Beispielsweise wird seitdem allen MitarbeiterInnen für bis zu zwei Tage pro Woche Homeoffice ermöglicht und es gibt verbindliche Regeln für Sabbaticals. Die aktuelle Situation zeigt, dass die Zusammenarbeit auch im Homeoffice funktionieren kann, sofern Infrastruktur und Technik bereitgestellt und gewisse Regeln in Führung und Kommunikation etabliert werden. Es wird aber auch deutlich, dass Homeoffice keine persönlichen Meetings und Gespräche ersetzt, sondern nur ergänzend eingesetzt werden sollte.

New Work umfasst zudem das Thema „agile Ansätze“. In der OMG und ihren Agenturen wurde in einzelnen Teams bereits mit diversen unterschiedlichen agilen Methoden, wie z. B. Retrospektiven und Kanban-Boards gearbeitet. Das Fundament der Agilität ist jedoch die agile (Führungs-) Haltung. Unsere Agenturgruppe – wie zahlreiche andere Unternehmen auch – wurde gefordert, agil und flexibel zu agieren und eine zielorientierte, transparente und authentische Kommunikation und Führungshaltung an den Tag zu legen. Agile Werte, wie z. B. Fokus auf das Wesentliche, Mut, Offenheit für Neues, aber auch Commitment im Team sowie Respekt in der Zusammenarbeit und Kommunikation auf Augenhöhe wurden von Worthülsen zu gelebtem Beispiel – und werden hoffentlich auch weitergelebt.

Tanja: Welche Aspekte unseres Arbeitens werden sich Eurer Meinung nach nachhaltig ändern und Einzug in die „neue Normalität“ halten? Wird es ein „new new work“ geben?

Nicole: Ich gehe davon aus, dass Homeoffice zu einem gewissen Grad zur Normalität werden wird. Künftig wird es hoffentlich weniger relevant sein, von wo ich arbeite, als wie zielorientiert Ergebnisse geliefert werden. Gleichzeitig wird Homeoffice aber auch neu interpretiert: Ein „Verstecken“ zu Hause, um einsam Konzepte voranzutreiben, wird es künftig eher weniger geben, da die Kommunikationsbarriere in und zwischen Teams durch neue Tools gesunken ist.

Eine sinnvolle Entwicklung wäre zudem, das skandinavische Modell der Arbeitszeit, das sich um das Familienleben rankt, weiter zu etablieren. Flexible Arbeitszeitgestaltung und Vertrauensarbeitszeit erhielten damit eine neue Bedeutung.

Tanja: Wie wirkt sich die aktuelle Situation auf die verschiedenen Aufgaben Eures Bereiches aus? Wie funktioniert beispielsweise die Personalsuche zurzeit?

Nicole: Wir bemühen uns, mit Schlüsselpersonen und Talenten am Markt in Kontakt zu bleiben und in den Austausch zu gehen. Ziel ist es, uns weiterhin als attraktiver Arbeitgeber am Markt zu positionieren und unseren Talent-Pool weiter auszubauen.

Tanja: Und wird durch die derzeitigen Bedingungen deutlich, dass wir für die Zukunft Mitarbeiter mit anderen, mit neuen Skills benötigen?

Nicole: New Work und agiles Arbeiten bedeutet auch, dass Zusammenarbeit verstärkt in Projektteams stattfindet und sich bisherige Bereiche, Rollen und Funktionen auflösen. Dabei ist Mut, Offenheit für Veränderung und Eigeninitiative gefragt. Diese Skills sind bereits heute für viele Positionen Voraussetzung, werden aber sicherlich noch stärker in den Fokus rücken.

Tanja: Eine ganz besondere Situation erleben ja auch die MitarbeiterInnen, die in dieser Zeit neu bei uns in der Organisation anfangen. Ein neuer Job – aber erstmal von zu Hause aus arbeiten, neue KollegInnen nur über Videokonferenzen kennenlernen. Wie schaffen wir es, dass sie sich trotzdem bestmöglich aufgenommen fühlen?

Nicole: In der Tat, diese Situation ist für alle Beteiligten herausfordernd. In enger Zusammenarbeit mit der IT, unserem Prozess- und Organisationsteam sowie den jeweiligen Personalverantwortlichen, konnten wir schon im April ein standortübergreifendes „virtuelles Onboarding“ für 26 neue Kolleginnen und Kollegen auf die Beine stellen. Dies beinhaltet zum einen die vorherige Kontaktaufnahme von Führungskräften bzw. Onboarding-Paten mit den neuen KollegInnen. Zum anderen musste ebenfalls die Organisation des Onboardings in dieser besonderen Situation geplant werden: Dazu zählt nicht nur die Bereitstellung der Infrastruktur für das Homeoffice (Laptop, z. T. Monitor und Tastatur) inkl. unseres OMG Welcome-Package mit kleinen Agentur-„Goodies“. Auch die Planung und Durchführung von Einführungsveranstaltungen und gezielten Tool-Schulungen ist ein wesentlicher Bestandteil des neuen, digitalen Prozesses. Damit sich die neuen Mitarbeitenden darüber hinaus selbständig über die Agentur und ihre Bereiche informieren können, haben wir Ende März zusätzlich eine Onboarding-Seite in unserem Intranet gelauncht, welche die wichtigsten Hinweise und Tipps zum Nachlesen beinhaltet.

Die „Newbies“ haben uns im Gespräch sowie im Rahmen einer nachgelagerten Umfrage zurückgespielt, dass sie sich sehr wohl und gut aufgenommen fühlen. Natürlich fehlt der persönliche Kontakt zu den neuen Teamkollegen – aber grundsätzlich sind alle sehr positiv beeindruckt von diesem Onboarding-Angebot und der Organisation.

Und es gibt sicherlich noch ein paar Optimierungspotenziale – aber ermutigt durch das sehr positive Feedback werden wir das „virtuelle Onboarding“ auch im Mai veranstalten.

Tanja: Wie funktioniert Personalentwicklung und -fortbildung aktuell? Entstehen hier neue Ansätze?

Nicole: Aufgrund der aktuellen Situation pausieren wir unser Weiterbildungsangebot, was Seminare und Trainings anbelangt, da Gruppenveranstaltungen momentan leider nicht möglich sind. Gleichzeitig bleiben wir natürlich im Gespräch mit unseren Führungskräften und Mitarbeitenden und sind ansprechbar für sämtliche Anfragen. Wir eruieren z. B. im gemeinsamen Austausch, ob wir individuelle Bedarfe durch unser oben genanntes Beratungsangebot decken können.

Tanja: Wie bewertest Du im aktuellen Kontext die Rolle der Führungskräfte? Worauf sollten Führungskräfte in Extremsituationen besonders achten und wie werden sie in dieser Situation unterstützt?

Nicole: Führungskräfte sind aktuell noch stärker gefordert, ihre Teams regelmäßig über die aktuelle Lage zu informieren, sie weiterhin im Homeoffice und in der virtuellen Zusammenarbeit zu motivieren und sie zu bestärken, ggf. neue Aufgaben zu übernehmen. Gleichzeitig obliegt es ihnen, neue Wege in der Kommunikation zu finden, um den Teamzusammenhalt aufrecht zu erhalten.

Da die geplanten Fortbildungen zur Vermittlung von Führungs-Skills momentan nicht in gewohnter Form stattfinden können, bieten wir die Möglichkeit, stattdessen Coachings wahrzunehmen, um die momentanen Herausforderungen im Führungsalltag stemmen zu können.

Tanja: Was wünscht Du Dir, was wir alle aus dieser Krise mitnehmen – wenn wir an unser Arbeitsumfeld innerhalb der OMG denken? Was sind Dinge, die Du aufgrund der Erfahrungen aus den letzten Wochen zukünftig verändern bzw. angehen möchtest?

Nicole: Hier fallen mir direkt die folgenden Punkte ein:

  • Ich wünsche mir, dass wir eine tatsächliche Vertrauensarbeitszeit und flexible Arbeitszeitgestaltung ermöglichen und entsprechende eine agile Haltung und Werte im Arbeitsalltag etablieren.
  • Ich wünsche mir zudem, dass wir die interdisziplinäre Zusammenarbeit in Projekt-Teams verstärken und existierende Rollen und Funktionen auflösen.
  • Und dass wir die aktuell allgegenwärtige Solidarität und Menschlichkeit im Miteinander bewahren.

Tanja: Was sind Eure wichtigsten Empfehlungen an Eure Kolleginnen und Kollegen in anderen HR-Abteilungen, wenn es um das managen einer solchen Extremsituation geht?

Nicole: Bei uns haben sie die folgenden Punkte als sehr hilfreich erwiesen: ein enger Austausch und transparente Kommunikation mit dem Management – und eine ebenso transparente Führungskräfte- und Mitarbeiterkommunikation.

Wir konnten sehr schnell eine Beratung für die Themenkomplexe „Corona“ und Arbeiten im Homeoffice“ etablieren und somit unseren Mitarbeitern zur Seite stehen. Zudem erachte ich es als sehr wichtig und zukunftsweisend, die aktuellen Herausforderungen als Chance zu sehen und neue Formen der Zusammenarbeit für die Zukunft zu bewahren und zu nutzen.

Tanja: Und abschließend die Frage nach Deinem persönlichen „Limonade-Moment“ in den letzten Wochen. Also, welcher Moment wird Dir als besonders positiv in Erinnerung bleiben?

Nicole: Das erste virtuelle After Work-Getränk mit meinem Team auf der Terrasse bei Sonnenuntergang.

Informationen und Angebote rund um die Omnicom Media Group als Arbeitgeber finden sich übrigens auch auf media-karriere.de.

Das Interview führte per Online-Konferenz: Tanja Loehmann, Director Insight Planning / OMD
Interviewgast: Nicole Rowold, Director People & Culture / Omnicom Media Group

29.04.2020

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